Resumo Contabilidade: Formalidades da escrituração

Depois de conhecer os livros contábeis, é fundamental entender as regras que regem como eles devem ser mantidos: as formalidades da escrituração. A legislação comercial e o Código Civil estabelecem requisitos precisos de forma e conteúdo — e o desrespeito a esses requisitos pode tornar a escrituração irregular, com consequências jurídicas graves.

Neste resumo, você aprenderá quais práticas são proibidas na escrituração, quais são permitidas, o prazo de guarda dos documentos e o que as bancas exploram com mais frequência nesse tema.

📌 Base Legal: Código Civil e NBC TG

As formalidades da escrituração são reguladas principalmente pelo Código Civil (arts. 1.179 a 1.195) e pelas normas do Conselho Federal de Contabilidade (NBC ITG 2000 — Escrituração Contábil). Essas normas estabelecem tanto requisitos extrínsecos (forma dos livros) quanto intrínsecos (conteúdo e integridade dos lançamentos).

🚫 Práticas Proibidas na Escrituração

O Código Civil (art. 1.183) e as normas contábeis proíbem expressamente as seguintes práticas nos livros:

• Rasuras e emendas: qualquer alteração rasurada que torne ilegível o original;
• Espaços em branco: deixar espaços que permitam inserções posteriores;
• Entrelinhas: acrescentar texto entre as linhas de lançamentos já escritos;
• Borrões: qualquer mancha ou apagamento que comprometa a legibilidade;
• Transportes irregulares: transferência de saldos sem a devida referência;
• Lançamentos a lápis: os registros devem ser feitos de forma permanente (tinta ou meio eletrônico).

✔️ A proibição de rasuras e espaços em branco visa garantir a autenticidade e a integridade dos registros — qualquer alteração deve ser feita por meio de lançamento de estorno (lançamento inverso ao original), nunca por rasura.

✅ Práticas Permitidas

Não configuram irregularidade:

• Escrituração por meio eletrônico: plenamente válida e, para muitas empresas, obrigatória via SPED;
• Uso de códigos e abreviações: desde que haja legenda ou chave de referência nos próprios livros;
• Escrituração em idioma estrangeiro: permitida para filiais de empresas estrangeiras, desde que haja tradução disponível;
• Escrituração em moeda estrangeira: em casos específicos previstos em lei (ex.: empresas com operações predominantemente em moeda estrangeira);
• Transcrição por totais no Diário: quando os lançamentos analíticos constam em livros auxiliares, os totais podem ser transcritos no Diário mensalmente.

📅 Prazo de Guarda dos Livros e Documentos

Os livros contábeis e os documentos que os suportam devem ser conservados pelo prazo mínimo previsto em lei:

• Livros contábeis: 10 anos contados do encerramento do livro (Código Civil, art. 1.194);
• Documentos fiscais: em geral, 5 anos a partir da data do lançamento tributário — mas alguns tributos têm prazos específicos. Na prática, recomenda-se guardar por 10 anos para cobrir todas as hipóteses;
• Documentos trabalhistas: variam conforme o tipo (ex.: FGTS — 30 anos; rescisões — 2 anos após o trânsito em julgado).

✔️ O prazo de guarda dos livros (10 anos) é um ponto frequentemente cobrado. Não confunda com o prazo de prescrição tributária (5 anos em regra) — são prazos distintos com fundamentos legais diferentes.

⚖️ Consequências da Escrituração Irregular

A falta ou irregularidade da escrituração acarreta:

• Impossibilidade de o empresário invocar os livros como prova a seu favor em processos judiciais;
• Presunção relativa de fraude em processos de falência (Lei 11.101/2005);
• Multas e sanções administrativas perante os órgãos fiscalizadores;
• Impedimento de certas certidões e benefícios fiscais.

🧠 Dica Final para a Prova

As bancas adoram questões sobre o que é proibido versus o que é permitido na escrituração. Grave a lista das proibições (rasura, espaço em branco, entrelinhas, borrão, lançamento a lápis) e lembre-se: a forma correta de corrigir um erro já lançado é o estorno — nunca a rasura.

Para o prazo de guarda: livros contábeis = 10 anos. Esse número é cobrado diretamente em questões objetivas.

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A escrituração regular é o passaporte da empresa para provar sua boa-fé. Conhecer suas formalidades é proteger a entidade — e garantir pontos na prova.